Mitä hyvä isännöintitarjous sisältää ja miten tarjouksia kannattaa vertailla
Isännöintitarjousten kuukausihintoja ei kannata asettaa rinnakkain ennen kuin on varmistettu, että niillä ostetaan sama palvelu. Hyvä tarjous kertoo palvelun sisällön, erikseen veloitettavat tehtävät, työn tekijät ja yhteistyön käytännöt niin selkeästi, että hallitus pystyy arvioimaan sekä kokonaiskustannuksen että palvelun sopivuuden.
Tarjous lähtee taloyhtiön tilanteesta
Taloyhtiön koko ei yksin kerro isännöinnin työmäärää. Liikehuoneistot, yhtiön omistamat tai vuokraamat tilat, lainaosuuksien hallinta, käynnissä olevat vahinkoasiat, lähivuosien korjaukset ja osakasmuutostöiden määrä vaikuttavat siihen, millaista palvelua yhtiö tarvitsee. Myös kokouskäytännöt ja hallituksen toiveet viestinnästä vaikuttavat kokonaisuuteen.
Hyvä tarjous perustuu taloyhtiöstä saatuihin tietoihin ja kertoo myös tarjoajan tekemät oletukset. Jos jokin hinnoitteluun vaikuttava tieto puuttuu, se on parempi sanoa suoraan kuin jättää kustannus myöhemmän tulkinnan varaan. Tarjousten vertailukelpoisuus paranee, kun kaikille tarjoajille annetaan samat asiakirjat ja sama palvelukuvaus.
Palvelun sisältö on eroteltu tehtäväkohtaisesti
Tarjouksen liitteenä pitäisi olla palvelukuvaus tai tehtäväluettelo, josta näet tehtäväkohtaisesti, sisältyykö työ kiinteään kuukausipalkkioon, veloitetaanko se erikseen vai jääkö se sopimuksen ulkopuolelle. Kiinteistöliiton isännöintitehtäväluettelo on tarkoitettu juuri taloyhtiön palvelutarpeen arviointiin, tarjouspyynnön laatimiseen ja sopimuksen sisällön määrittelyyn.
Tarjouksesta kannattaa pystyä tarkistamaan ainakin seuraavat kokonaisuudet:
hallinnon tehtävät sekä hallituksen ja yhtiökokousten valmistelu, osallistuminen ja pöytäkirjat
taloushallinto, vastikevalvonta, maksuliikenne, talousarvio, tilinpäätös ja lainaosuuksien käsittely
kiinteistön ylläpidon ja kunnossapidon organisointi sekä korjaustarpeiden seuranta
osakkaille ja asukkaille annettava neuvonta, tiedottaminen ja asiakirjapalvelut
osakasmuutostöiden käsittely, valvonnan järjestäminen sekä korjaushankkeiden hallinnollinen ja tekninen tuki
digitaaliset palvelut, dokumenttien säilytys ja hallituksen pääsy yhtiön tietoihin
Pelkkä ilmaus kokonaisvaltainen isännöinti ei vielä kerro, mitä taloyhtiö saa. Esimerkiksi kokouksen valmistelu voi sisältyä kuukausihintaan, vaikka kokoukseen osallistuminen veloitetaan erikseen. Samoin tilinpäätös voi kuulua peruspalveluun, mutta lainaosuuslaskelmat, viranomaisilmoitukset tai tiettyjen todistusten laatiminen voivat olla erillisveloitettavia.
Isännöinnin eettisissä ohjeissa edellytetään palvelujen, asiantuntijapalvelujen, hinnoitteluperusteiden ja hinnantarkistusmenettelyn selkeää erittelyä sopimuksessa. Samaa selkeyttä kannattaa vaatia jo tarjouksessa.
Kuukausihinnan sijasta laske arvioitu vuosikustannus
Kuukausipalkkio on vasta yksi osa kustannuksesta. Vertailua varten hallituksen kannattaa tehdä jokaisesta tarjouksesta sama laskelma tavalliselle toimintavuodelle. Käytä yhtiön omia kokousmääriä ja muita toistuvia tarpeita, jotta arvio ei perustu kuvitteelliseen minimipalveluun.
Arvioitu vuosikustannus muodostuu esimerkiksi seuraavista eristä:
12 kuukauden kiinteät kuukausipalkkiot
tarjouksessa nimetyt perus-, järjestelmä- ja asiointimaksut
hallituksen kokoukset ja yhtiökokous valmisteluineen, pöytäkirjoineen ja mahdollisine matka-aikoineen
vuosittain toistuvat erillisveloitettavat asiakirjat, laskelmat ja ilmoitukset
postitus-, tulostus- ja muut suoriteperusteiset kulut siltä osin kuin niitä käytännössä syntyy
tiedossa oleviin korjauksiin tai muihin poikkeaviin tehtäviin liittyvät palkkiot
Vertaile hinnat samalla arvonlisäveroperusteella. Korjaushankkeiden palkkiot kannattaa käsitellä erikseen, sillä laskentatapa voi olla prosenttiosuus, tuntiveloitus, kiinteä hinta tai hankekohtainen tarjous. Samalla on selvitettävä, mitä vaiheita palkkio kattaa ja mitä siitä puuttuu.
Vertaa samaa asiaa samalla tavalla
Vertailutaulukko auttaa pitämään hinnan, palvelun ja toteutuksen erillään. Ensin tarkistetaan, täyttääkö tarjous taloyhtiön välttämättömät vaatimukset. Sen jälkeen hallitus voi painottaa itselleen tärkeimpiä asioita ja kirjata jokaisen arvion perustelun.
Vertailukohta | Mitä tarkistat |
Palvelun laajuus | Mitkä tehtävät sisältyvät kuukausihintaan, mitkä veloitetaan erikseen ja mitkä jäävät ulkopuolelle |
Arvioitu vuosikustannus | Kuukausipalkkio, kokoukset, perusmaksut ja yhtiössä todennäköisesti tarvittavat erillistyöt samalla veroperusteella |
Vastuuhenkilöt | Nimetty isännöitsijä, taloushallinnon ja teknisten asioiden tuki sekä vastuunjako |
Tavoitettavuus | Yhteydenottokanavat, vastausajat, kiireellisten asioiden käsittely ja hallituksen raportointi |
Jatkuvuus | Sijais- ja varahenkilöjärjestelyt lomien, sairastumisten ja muiden poikkeustilanteiden aikana |
Korjaushankkeet | Isännöintitoimiston oma korjaushankeosaaminen, käytettävät tekniset asiantuntijat, tehtävien vastuunjako ja hankepalkkioiden määräytyminen |
Järjestelmät ja tiedot | Hallituksen ja asiakkaiden asiointikanavat, asiakirjojen saatavuus, tietojen omistus ja luovutus sopimuksen päättyessä |
Sopimusehdot | Sopimuksen kesto, irtisanominen, hinnantarkistukset, vastuut ja tarjouksen liitteiden asema |
Tarjouksen takana oleva toteutus ratkaisee
Tarjouksesta pitäisi käydä ilmi, kuka vastaa yhtiön isännöinnistä ja ketkä hoitavat taloushallinnon, asiakaspalvelun ja tekniset kysymykset. Nimetty vastuuisännöitsijä ei yksin riitä, jos hallitus ei tiedä, miten sijaisuudet, loma-ajat ja erityisosaamista vaativat tilanteet järjestetään.
Asiakasmäärästä voi kysyä, mutta yksi luku ei vielä kerro palvelun toimivuudesta. Olennaisempaa on, miten työkuorma on järjestetty, millaista tukea vastuuisännöitsijällä on ja miten keskeneräisten asioiden etenemistä seurataan. Myös koulutus, kokemus ja taloyhtiön tarpeisiin sopiva tekninen osaaminen on hyvä arvioida.
Isännöintiliiton jäsenyys ja Arvi-sertifiointi ovat kaksi eri asiaa. Isännöintiliiton jäsenyritys sitoutuu Isännöinnin eettisiin ohjeisiin ja niihin liittyvään valvontaan. Arvi-sertifiointi puolestaan perustuu isännöintiyrityksen toiminnan ulkopuoliseen auditointiin ja ennalta määriteltyihin laatukriteereihin. Kumpikaan ei yksin ratkaise valintaa, mutta ne antavat hallitukselle lisätietoa yrityksen toimintatavoista ja laadun kehittämisestä.
Palvelulupauksen pitää näkyä käytännössä
Yleiset lupaukset hyvästä palvelusta on vaikea todentaa. Tarjouksessa kannattaa kuvata mahdollisimman konkreettisesti, miten yhteydenottoihin vastataan, miten keskeneräisistä asioista kerrotaan ja miten hallitus saa tiedon taloudesta, päätösten toimeenpanosta ja korjausten etenemisestä.
Tarkista myös, palveleeko nimetty yhteydenottotapa taloyhtiön arkea. Hallituksen työskentely, osakkaiden asiakirjapyynnöt, asukkaiden vikailmoitukset ja kiireelliset vahinkotilanteet tarvitsevat usein eri kanavat. Hyvä tarjous kertoo, mistä kukin asia hoidetaan ja kuka siitä vastaa.
Haastattelu täydentää kirjallista tarjousta
Kirjallinen tarjous näyttää palvelurakenteen, mutta haastattelussa selviää, miten yhteistyö käytännössä toimisi. Esitä kaikille tarjoajille samat ydinkysymykset ja kirjaa vastaukset. Silloin arvio ei jää vain yleisvaikutelman varaan.
Miten uuden yhtiön haltuunotto suunnitellaan ja kuka vastaa siirtymävaiheesta?
Miten hallituksen päätöksiä ja sovittuja tehtäviä seurataan?
Miten toimitte, kun asian selvittäminen kestää useita päiviä tai vaatii ulkopuolista asiantuntijaa?
Miten taloudesta ja korjausten etenemisestä raportoidaan hallitukselle?
Miten osakkaille ja asukkaille viestitään häiriöissä ja korjaushankkeissa?
Missä taloyhtiön asiakirjat säilytetään ja miten hallitus pääsee niihin?
Sopimusneuvottelu sulkee avoimet kohdat
Tarjouksen perusteella valitun kumppanin kanssa käydään vielä sopimusneuvottelu. Siinä varmistetaan, että tarjous, tehtäväluettelo, hinnasto, yleiset sopimusehdot ja muut liitteet muodostavat ristiriidattoman kokonaisuuden. Sopimukseen kirjataan myös aloitusajankohta, siirtymän vastuut, hinnantarkistusmenettely, irtisanomisehdot ja aineiston luovutus sopimuksen päättyessä.
Hyvästä tarjouksesta hallitus pystyy vastaamaan kolmeen kysymykseen: mitä työtä taloyhtiö ostaa, mitä palvelu todennäköisesti maksaa tavallisena vuonna ja kuka vastaa työn toteutuksesta. Jos jokin näistä jää epäselväksi, pyydä kirjallinen täsmennys ennen valintapäätöstä.
Lähteet
Pyydä isännöintitarjous
Kun haluat tarjouksen, joka perustuu taloyhtiösi tilanteeseen ja kertoo palvelun sisällön sekä hinnoittelun selkeästi, kerro meille yhtiöstäsi ja siitä, mitä odotat isännöinniltä.
Kommentit