Isännöinnin vaihtaminen onnistuu hallitusti, kun valmistelu alkaa hyvissä ajoin
Isännöinnin vaihtaminen ei tarkoita, että nykyisessä yhteistyössä olisi välttämättä jotakin vakavasti vialla. Taloyhtiön tarpeet voivat muuttua, korjaushankkeet lähestyä tai hallitus voi kaivata nykyistä selkeämpää työnjakoa. Syksy on luonteva hetki tarkastella vaihtoehtoja, jos tavoitteena on uuden palvelun käynnistyminen vuodenvaihteessa. Aikataulu ratkaistaan kuitenkin aina nykyisen sopimuksen ehtojen perusteella.
Vaihtoa voi harkita myös ennakoivasti
Taloyhtiön isännöinnin tarve muuttuu kiinteistön elinkaaren ja hallituksen tavoitteiden mukana. Yhdessä vaiheessa painottuu taloushallinto, toisessa korjaushankkeiden valmistelu, tekninen osaaminen tai viestintä osakkaille ja asukkaille. Myös järjestelmät, kokouskäytännöt ja odotukset palvelun saavutettavuudesta voivat muuttua.
Kun hallitus arvioi isännöintiä, kysymys ei ole vain nykyisen palvelun laadusta. Olennaista on, vastaavatko sopimus ja toimintatapa yhtiön seuraavien vuosien tarpeita. Siksi vaihtoehtojen kartoittaminen voi olla ajankohtaista myös hyvin hoidetussa taloyhtiössä.
Tarkista sopimus ennen aikataulun laatimista
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus valitsee ja erottaa isännöitsijän. Tämä yhtiöoikeudellinen päätös ei kuitenkaan yksin päätä isännöintiyrityksen kanssa tehtyä palvelusopimusta. Sopimus päätetään sen omien ehtojen mukaisesti, joten päätöksenteko ja sopimuksen irtisanominen on suunniteltava yhteen.
Isännöintipalvelujen yleisissä sopimusehdoissa ISE 2007 toistaiseksi voimassa oleva sopimus irtisanotaan kirjallisesti. Jos sopimuksessa ei ole sovittu muuta, irtisanomisaika on kolme kuukautta. Taloyhtiön oma sopimus voi sisältää toisen irtisanomisajan, määräaikaisuuden tai oman tavan laskea sopimuksen päättymispäivä.
Kolmen kuukauden irtisanomisaika tekee alkusyksystä usein käytännöllisen ajankohdan aloittaa selvitys, jos uuden isännöinnin toivotaan alkavan vuodenvaihteessa. Hallituksen kannattaa silti tarkistaa ensin sopimus, sen liitteet ja mahdolliset yleiset ehdot. Vasta sen jälkeen voidaan lukita kilpailutuksen ja päätösten aikataulu.
Määrittele, mitä taloyhtiö tarvitsee
Tarjouspyyntöä ei kannata aloittaa kopioimalla vanhaa tehtäväluetteloa sellaisenaan. Ensin hallituksen on hyvä kirjata, mitä yhtiössä tapahtuu lähivuosina ja millaista tukea hallitus tarvitsee. Tarjouspyynnössä on hyödyllistä kuvata ainakin seuraavat asiat:
kiinteistön koko, rakennusvuosi, huoneistot ja mahdolliset liike- tai muut erityistilat
talouden kokonaisuus, lainat ja muut hallinnon erityispiirteet
käynnissä olevat tai lähivuosina suunnitellut korjaushankkeet
hallituksen ja yhtiökokousten tavanomainen määrä sekä kokousajat
teknisen isännöinnin, kiinteistönhoidon ohjauksen ja hankeseurannan tarve
viestintäkanavat, sähköiset palvelut ja odotukset tavoitettavuudesta
palvelun jatkuvuus lomien, sairastumisten ja muiden poikkeustilanteiden aikana.
Kun kaikille tarjoajille annetaan samat perustiedot, tarjoukset ovat helpommin vertailtavissa. Aineiston pitää olla riittävä vastuulliseen hinnoitteluun, mutta tarjousvaiheessa ei ole tarpeen luovuttaa asukkaiden tai osakkaiden henkilötietoja.
Vertaile vuosikustannusta ja palvelun sisältöä
Kuukausihinta ei vielä kerro, mitä isännöinti maksaa vuoden aikana tai kuinka hyvin palvelu vastaa taloyhtiön tarpeita. Samalta näyttävä kuukausihinta voi sisältää hyvin erilaisen määrän tehtäviä. Tarjouksista kannattaa verrata ainakin:
mitkä tehtävät sisältyvät kuukausipalkkioon ja mitkä veloitetaan erikseen
erillisveloitusten hinnat, mahdollinen vähimmäisveloitus ja laskutuksen tarkkuus
hallituksen kokousten ja yhtiökokousten hinnoittelu eri kellonaikoina
järjestelmä-, palvelu- ja muut perusmaksut
nimetty vastuuisännöitsijä, tämän työmäärä ja varahenkilöjärjestely
taloushallinnon, teknisen isännöinnin, juridiikan ja korjaushankkeiden tuki
viestintäkanavat, vastauskäytännöt ja päätösten toteutumisen seuranta.
Vertailua helpottaa yksinkertainen vuosikustannusarvio, johon lisätään yhtiön tavanomainen määrä kokouksia ja muita toistuvia erillisveloituksia. Isännöinnin eettiset ohjeet edellyttävät, että isännöinnin tehtävät, muut asiantuntijapalvelut ja hinnoitteluperusteet eritellään selkeästi. Hallitus voi siis odottaa tarjoukselta läpinäkyvää rakennetta.
Keskustelussa selviää, miten yhteistyö toimisi
Kun tarjoukset on käyty läpi, hallituksen kannattaa tavata kiinnostavimmat ehdokkaat. Pelkkä tarjousasiakirja ei vielä kerro, miten isännöitsijä hahmottaa yhtiön tilanteen tai miten yhteistyö toimii käytännössä. Keskustelussa voi pyytää konkreettiset vastaukset esimerkiksi näihin kysymyksiin:
Miten tuleva korjaushanke valmistellaan ja miten hallitus saa tiedon etenemisestä?
Miten taloutta, päätöksiä ja avoimia tehtäviä raportoidaan hallitukselle?
Kuka hoitaa yhtiön asioita vastuuisännöitsijän loman tai sairastumisen aikana?
Miten osakkaille ja asukkaille viestitään tavallisissa ja kiireellisissä tilanteissa?
Kuka yhtiötä käytännössä hoitaa ja millaiset resurssit juuri tälle asiakkuudelle on varattu?
Hyvä vastaus liittyy taloyhtiön omiin tietoihin eikä jää yleiseksi palvelulupaukseksi. Hallituksen on myös tärkeää tietää, kuka yhtiötä käytännössä hoitaa, vaikka yrityksellä olisi taustalla laaja tiimi tai verkosto.
Tee päätös ja sovita sopimukset yhteen
Ennen nykyisen sopimuksen irtisanomista hallituksen kannattaa varmistaa, että valitun toimijan kanssa on yhteinen käsitys palvelun sisällöstä, hinnoittelusta ja aloituspäivästä. Päätös kirjataan hallituksen pöytäkirjaan, ja samalla voidaan valtuuttaa tarvittavat henkilöt allekirjoittamaan uusi sopimus sekä hoitamaan irtisanomisilmoitus ja muut käytännön toimet.
Uuteen sopimukseen kuuluvat vähintään varsinainen sopimus, tehtäväluettelo, hinnasto, tietosuojaa koskevat ehdot ja sovitut palvelukäytännöt. Aloituspäivä ja nykyisen sopimuksen päättymispäivä sovitetaan yhteen, jotta taloyhtiölle ei synny katkosta eikä tarpeetonta päällekkäistä laskutusta.
Suunnittele siirtymä omana työvaiheenaan
Isännöinnin vaihto ei pääty allekirjoituksiin. ISE 2007 -ehdoissa nykyisen toimeksisaajan on sopimussuhteen päättyessä luovutettava taloyhtiötä koskevat asiakirjat, tiedot, avaimet ja muu taloyhtiön omaisuus sekä myötävaikutettava uuden toimeksisaajan käynnistymiseen. Isännöinnin eettisissä ohjeissa vaihtotilanteet edellytetään hoidettaviksi yhteistyössä ja ammattimaisesti. Ohjeiden mukaan taloyhtiön kaikki tiedot toimitetaan kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä, jollei muuta ole sovittu.
Hallitus voi seurata siirtymää omalla tarkistuslistallaan. Siihen kuuluvat esimerkiksi:
kirjanpito, maksuliikenne, saatavat, lainat ja pankkien käyttöoikeudet
voimassa olevat sopimukset, vakuutukset, huoltoyhtiön tiedot ja avoimet tilaukset
käynnissä olevat korjaukset, takuuasiat, vahingot, reklamaatiot ja keskeneräiset päätökset
osakas- ja asukastiedot, sähköiset järjestelmät, arkistot, avaimet ja tietosuojan mukainen aineistonsiirto
kaupparekisteri- ja muut ilmoitukset sekä viestintä osakkaille, asukkaille ja yhteistyökumppaneille.
Kun jokaiselle tehtävälle on vastuuhenkilö ja määräaika, hallitus pystyy tarkistamaan, että uusi isännöinti saa työn aloittamiseen tarvittavat tiedot ja käyttöoikeudet.
Sujuva vaihto näkyy taloyhtiössä jatkuvuutena
Onnistunut vaihto ei näy asukkaalle katkoksena. Laskut, maksut, huolto, korjaushankkeet ja viestintä jatkuvat, vaikka vastuuhenkilöt ja järjestelmät vaihtuvat. Hallituksella säilyy kokonaiskuva siitä, mitä on siirretty ja mitkä asiat ovat vielä kesken.
Kun valmistelu alkaa syksyllä, hallitukselle jää aikaa selvittää tarpeet, keskustella ehdokkaiden kanssa ja sovittaa sopimusten päivämäärät oikein. Ensimmäinen tarjouspyyntö ei vielä sido vaihtoon, mutta se voi auttaa arvioimaan, millainen palvelu sopisi yhtiön seuraavaan vaiheeseen.
Lähteet
Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 7 luvun 20 §
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot ISE 2007
Isännöinnin eettiset ohjeet
Tiedot tarkistettu 16.9.2026.
Pohditko isännöinnin vaihtoa?
Jos hallituksesi pohtii, millainen isännöinti palvelisi yhtiötä seuraavina vuosina, tutustun mielelläni hallituksesi kanssa yhtiön perustietoihin, tuleviin hankkeisiin ja hallituksen odotuksiin. Sen perusteella voidaan arvioida, löytyisikö meille yhteinen sävel.
Kommentit